Comece pelo básico: data, horário de início, duração total e se haverá intervalos. Diga o tipo de evento e o clima que você imagina.
Combine o espaço: onde o grupo vai se posicionar, se há tomadas e estrutura de som, e o horário em que dá para chegar e testar o equipamento antes dos convidados.
Por fim, definam repertório, pedidos especiais e as condições combinadas por escrito, incluindo cancelamento e alterações. Um contrato simples evita mal-entendidos para os dois lados.